Palyri to marketingowy CRM, który pomaga pozyskiwać klientki z reklam na Facebooku i Instagramie. Zbiera leady z formularzy Meta i lejków w jednym miejscu, przypomina recepcji o telefonie, wysyła follow-upy SMS i WhatsApp, zapisuje zadatek przy leadzie i pokazuje, ile kosztowała umówiona wizyta z każdej reklamy. Palyri nie jest systemem rezerwacji i jest czymś innym niż Booksy: działa obok niego.
We współpracy z nami dostęp do Palyri jest wliczony, bo bez niego system pozyskiwania klientek premium rozpada się dokładnie w miejscu, w którym większość klinik traci pieniądze: między zapytaniem z reklamy a umówioną wizytą. Klinika może też korzystać z Palyri osobno, bezpośrednio od producenta, po prezentacji i wycenie pod swoją skalę.
Problem: leady są, wizyt nie ma
Lead z formularza to imię i numer telefonu, a nie wizyta w kalendarzu. Ktoś musi do niego zadzwonić, napisać SMS, poprosić o zadatek i sprawdzić, które reklamy dają wizyty. Zapytanie przychodzi wieczorem, recepcja widzi je rano, a klientka w międzyczasie umówiła się gdzie indziej. Tu powstaje największa strata w budżecie reklamowym kliniki.
System rezerwacji tego nie rozwiąże, bo zaczyna działać dopiero wtedy, gdy klientka sama wybierze termin. Panel reklamowy pokazuje tanie zapytania, kalendarz pokazuje zapełnienie, a konto firmowe pokazuje coś zupełnie innego. Dopóki nie połączysz reklamy z umówioną i opłaconą wizytą, nie wiesz, czy kampania zarabia. Więcej o tej matematyce piszemy na stronie o koszcie pozyskania klientki.
Lead, do którego nikt nie zadzwonił na czas, to zapłacony budżet bez szansy na wizytę. Do tego dochodzi koszt, którego nie widać w raportach: kampania uczy się na formularzach, a nie na klientkach, które przyszły, więc z czasem przyprowadza coraz więcej osób, które tylko pytają o cenę.
Jak działa Palyri, krok po kroku
Reklama prowadzi klientkę do formularza Meta albo lejka Palyri. Lead od razu trafia do systemu, recepcja dostaje powiadomienie i dzwoni z przeglądarki albo wysyła SMS. Po rozmowie zapisujesz zadatek, klientka umawia się w Twoim systemie rezerwacji, a statystyki pokazują koszt umówionej wizyty z każdej kampanii, zestawu reklam i kreacji.
- Reklama i lejek. Reklama na Facebooku lub Instagramie prowadzi do formularza Meta albo lejka Palyri, na przykład quizu lub lejka ze zdjęciem. Kampania, zestaw i kreacja są zapisywane razem z leadem.
- Lead w CRM. Zgłoszenie trafia do Palyri automatycznie, bez przepisywania. Conversions API zgłasza je do Meta, więc kampania wie, że pojawił się lead.
- Szybki kontakt. Recepcja dostaje powiadomienie o nowym leadzie i dzwoni z przeglądarki albo wysyła SMS. Kto nie odebrał, trafia na listę do oddzwonienia.
- Follow-upy. Klientki, które jeszcze się nie umówiły, dostają automatyczne wiadomości SMS, e-mail i WhatsApp w ustalonych odstępach. Nikt nie wypada z procesu, bo recepcja miała gorszy dzień.
- Zadatek. Po rozmowie recepcja zapisuje przy leadzie zadatek: wpłatę, przelew albo zwolnienie. Informacja o zadatku wraca do Meta.
- Rezerwacja w Twoim systemie. Klientka umawia się przez Twój link lub widżet Booksy, albo recepcja wpisuje wizytę do grafiku. W Palyri oznaczasz, że lead jest umówiony.
- Statystyki. Koszt leada, koszt umówionej wizyty i przychód dla każdej kampanii, zestawu reklam i kreacji. Widać, którą reklamę skalować, a którą wyłączyć.
Zadatek robi jeszcze jedną rzecz, o której mało kto mówi: ustawia rozmowę o cenie, zanim ona się zacznie. Osoba, która wpłaciła zadatek, nie przychodzi porównywać cenników. Jak prowadzić z nią rozmowę, opisujemy w tekście o obiekcji „za drogo".
Co jest w środku
Palyri łączy w jednym miejscu to, co w większości klinik żyje osobno: leady z reklam, kontakt z klientką, follow-upy, zadatki i raportowanie kampanii. To, że działają na tych samych danych, jest istotniejsze niż funkcje z osobna. Dane nie giną między narzędziami, więc każdą złotówkę z reklamy da się doprowadzić do konkretnej umówionej wizyty.
Liczby powyżej to wyniki wybranych klientów i mają charakter poglądowy. Nie są obietnicą, że Twoja klinika osiągnie identyczne rezultaty. Zależą od rynku, cen zabiegów, oferty i tego, jak działa recepcja.
Leady z reklam w jednym miejscu
Każde zapytanie z formularza Meta albo lejka ląduje w systemie z pełnym kontekstem: z jakiej kampanii przyszło, o jaki zabieg chodzi, kiedy był ostatni kontakt. Nic nie ginie w wiadomościach prywatnych na Instagramie, nikt nie przepisuje numerów telefonu do zeszytu. Recepcja pracuje na jednej liście zamiast na czterech skrzynkach.
Szybki kontakt z każdym leadem
Powiadomienie o nowym leadzie, dzwonienie z przeglądarki i lista klientek do oddzwonienia. Najwięcej wizyt umawia się wtedy, gdy telefon pada zaraz po wysłaniu formularza, a nie następnego dnia.
Follow-upy SMS i WhatsApp
Automatyczne wiadomości SMS, e-mail i WhatsApp do klientek, które nie odebrały albo jeszcze się nie umówiły, oraz kampanie SMS do wybranych grup z bazy. Recepcja przestaje pamiętać o wszystkim sama.
Zadatek zapisany przy leadzie
Zadatek przyjmujesz tak, jak pasuje klinice, a w Palyri zapisujesz go przy klientce jako wpłatę, przelew albo zwolnienie. Rejestr wpłat pokazuje sumy w miesiącu, a informacja o zadatku wraca do Meta, żeby kampania uczyła się na klientkach, które płacą.
Historia klientki
Skąd przyszła, ile kosztowała, jakimi zabiegami jest zainteresowana i co ustaliła recepcja w poprzednich rozmowach. Dzięki temu kolejny telefon zaczyna się od tego, co już wiadomo, a nie od pytania „to przy czym my ostatnio byłyśmy?".
Koszt wizyty z każdej reklamy
Ponad 15 metryk, w tym koszt leada, koszt umówionej wizyty i przychód dla każdej kampanii, zestawu reklam i kreacji. Raport odpowiada na jedno pytanie: czy ta kampania zarabia. Zasięgi i polubienia nie są metryką, na której podejmuje się decyzje o budżecie.
Palyri a Booksy i inne systemy rezerwacji
Palyri i system rezerwacji robią dwie różne rzeczy i najczęściej działają razem. Booksy albo inny system obsługuje grafik, rezerwacje online i przypomnienia o wizycie. Palyri działa wcześniej: przejmuje leada z płatnej reklamy, pilnuje telefonu, follow-upów i zadatku, a potem pokazuje, ile kosztowała umówiona wizyta. System rezerwacji odpowiada, kiedy klientka przyjdzie. Palyri odpowiada, skąd przyszła i ile to kosztowało.
| Kryterium | Palyri | System rezerwacji, np. Booksy | Kalendarz w zeszycie lub Excelu | Umawianie w DM na Instagramie |
|---|---|---|---|---|
| Główne zadanie | Lead z reklamy zamieniony w umówioną wizytę | Rezerwacje online, grafik, przypomnienia o wizycie | Zapisywanie terminów | Rozmowa z klientką |
| Kalendarz i rezerwacje | Nie zastępuje, lejek kończy się Twoim linkiem lub widżetem do rezerwacji | Tak, to główna funkcja | Ręcznie | Ręcznie, w wiadomościach |
| Praca z leadem przed rezerwacją | Powiadomienia, dzwonienie z przeglądarki, lista do oddzwonienia, follow-upy SMS i WhatsApp | Klientka umawia się sama w aplikacji lub przez link | Pamięć recepcji | O ile ktoś odpisze |
| Zadatek | Zapisany przy leadzie: wpłata, przelew albo zwolnienie, informacja wraca do Meta | Zależnie od systemu i pakietu, zwykle płatności w aplikacji | Ręcznie, numer konta wysłany przez recepcję | Ręczny BLIK, który klientka „zrobi wieczorem" |
| Źródło klientki i atrybucja | Kampania, zestaw reklam i kreacja zapisane przy leadzie | Rzadko, kalendarz nie zna kampanii | Brak | Brak, poza pamięcią osoby obsługującej profil |
| Raport kosztu wizyty z reklamy | Tak, ponad 15 metryk łącznie z kosztem umówionej wizyty | Nie, brak danych o wydatkach reklamowych | Nie | Nie |
| Sposób zakupu | Wliczone we współpracę albo osobno po demie, wycena indywidualna | Abonament miesięczny, rejestracja samodzielna | Bez kosztu narzędzia, wysoki koszt czasu | Bez kosztu narzędzia, najwyższy koszt utraconych wizyt |
| Dokumentacja medyczna | Nie prowadzi | Część systemów oferuje karty zabiegowe | Papierowa, u kliniki | Nie dotyczy |
Powyższe porównanie opisuje typowe wdrożenia, jakie widujemy w klinikach. Zakres funkcji konkretnego systemu rezerwacji zależy od pakietu i potrafi się zmieniać, więc traktuj tabelę jako orientacyjną, a nie jako audyt cudzego produktu.
Sam system rezerwacji wystarczy, gdy kalendarz zapełniają polecenia, stałe klientki i marketplace, a Ty nie płacisz za reklamy na Facebooku i Instagramie. Gdy płacisz za reklamy, a część leadów nie umawia się sama, potrzebujesz obu narzędzi: system rezerwacji przyjmuje wizytę, Palyri obsługuje wszystko przed nią.
Czego Palyri nie robi
- Nie jest systemem rezerwacji. Nie przejmuje grafiku i nie zastępuje Booksy. Rezerwacje, kalendarz i przypomnienia o wizycie zostają w Twoim dotychczasowym systemie.
- Nie ma samodzielnej rejestracji. Nie założysz konta z marszu i nie zobaczysz cennika na stronie. Wdrożenie zaczyna się od demo i wyceny pod skalę kliniki.
- Nie zastąpi dokumentacji medycznej. Karty zabiegowe, zgody na procedury lekarskie i dokumentacja pozostają w Twoim dotychczasowym programie lub w formie papierowej.
- Nie jest katalogiem z własnym ruchem. Nie przyprowadzi klientek z marketplace'u. Ruch pochodzi z kampanii, którymi zajmujemy się osobno.
- Nie obsługuje magazynu, kadr ani księgowości. To nie jest program do zarządzania całą kliniką.
- Nie sprzeda za recepcję. Dostarcza leada z pełnym kontekstem i pilnuje, żeby nikt o nim nie zapomniał. Rozmowa w gabinecie nadal decyduje o wartości koszyka.
Jak można zacząć korzystać z Palyri
Są dwie drogi i różnią się nie ceną, tylko tym, kto odpowiada za wynik.
Droga pierwsza: w ramach współpracy z Partnerem Wzrostu
Zapytania z kampanii obsługujesz wtedy w Palyri bez osobnego abonamentu za software. My prowadzimy kampanie, konfigurujemy system i odpowiadamy za dowiezienie pacjentek, a Ty płacisz za nową pacjentkę albo bierzesz pakiet (zasady na stronie jak się rozliczamy). W tym wariancie bierzemy całość: reklamy, obsługę leadów, follow-upy i raport. Twój system rezerwacji zostaje bez zmian. Zasady współpracy, razem z regułą jednej kliniki na obszar, opisujemy na stronie o nas.
Droga druga: samo Palyri, bezpośrednio
Palyri jest też dostępne jako samodzielny produkt, poza naszą współpracą, dla klinik medycyny estetycznej, dermatologicznych, stomatologicznych, salonów beauty i sieci placówek. Nie ma samodzielnej rejestracji ani publicznego cennika. Zaczyna się od demo, a wycena zależy od liczby placówek, użytkowników i skali napływu leadów. Szczegóły i kontakt znajdziesz na palyri.com.
W tym wariancie narzędzie dostajesz, a proces budujesz sama. Warto wiedzieć, gdzie to najczęściej pęka: narzędzie jest sprawne, ale zadatek zostaje wyłączony, bo „klientki mogą się obrazić". Follow-upy są skonfigurowane, ale nikt nie oddzwania do osób z listy. Raport kreacji pokazuje, którą reklamę wyłączyć, ale nikt jej nie wyłącza. Po trzech miesiącach pada zdanie, że system nie działa. Nie działa wtedy proces, a nie narzędzie, i to jest dokładnie ta różnica, za którą odpowiadamy w wariancie pierwszym.
Dane klientek i RODO
Administratorem danych klientek pozostaje klinika. My przetwarzamy je wyłącznie na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, podpisywanej razem z umową współpracy. Zakres jest ograniczony do tego, co potrzebne do kontaktu z klientką i rozliczenia kampanii. Nie handlujemy danymi i nie używamy bazy jednej kliniki na rzecz innej.
W praktyce wygląda to tak:
- Zakres danych. Imię, numer telefonu, adres e-mail, zabieg, którym klientka jest zainteresowana, historia kontaktu, status zadatku i informacja o umówionej wizycie. Bez danych o stanie zdrowia, o ile klinika sama ich tam nie wprowadzi.
- Dostęp per użytkownik. Każda osoba w klinice ma własne konto i zakres uprawnień. Recepcja widzi leady i historię kontaktu, właścicielka dodatkowo raporty finansowe. Odejście pracownika oznacza wyłączenie jednego konta, a nie zmianę wspólnego hasła.
- Zadatki. Zadatek przyjmujesz tak jak dziś: przelewem, w systemie rezerwacji albo na miejscu. W Palyri zapisujesz jego status, a dane karty klientki nie trafiają do naszego systemu.
- Zgody. Klientka wyraża zgody w formularzu albo lejku, a treść klauzul ustalana jest z kliniką, bo to ona odpowiada za ich zakres.
- Eksport i usunięcie. Bazę można wyeksportować w standardowym formacie, a pojedyncze dane usunąć na żądanie osoby, której dotyczą.
Nie deklarujemy certyfikatów, których nie posiadamy, ani zgodności z normami, których nie przechodziliśmy w audycie. Szczegóły techniczne, lokalizację przetwarzania i zasady podpowierzenia opisujemy w dokumentach umownych, przed startem współpracy, a nie w treści marketingowej. Palyri nie jest wyrobem medycznym i nie służy do prowadzenia dokumentacji medycznej.
Wdrożenie: co podpinamy i ile to trwa
Wdrożenie polega na podpięciu formularzy Meta i lejków, pobraniu cennika zabiegów, ustawieniu zasad zadatku i treści wiadomości SMS i WhatsApp oraz połączeniu lejka z Twoim linkiem do rezerwacji. Grafiku nie przenosimy, bo zostaje w Twoim systemie. Robimy to my, klinika dostarcza dostępy i podejmuje decyzje biznesowe. Zwykle zamykamy to w kilka dni roboczych, równolegle z przygotowaniem kampanii.
| Element | Co potrzebujemy od kliniki | Kto to robi |
|---|---|---|
| Formularze Meta i konto reklamowe | Dostęp do konta reklamowego i strony na Facebooku | Podpinamy my |
| Lista zabiegów i cen | Link do profilu Booksy albo aktualny cennik | Importujemy my |
| Link do rezerwacji | Link lub widżet Booksy albo innego systemu | Podpinamy w lejku |
| Baza klientek | Eksport w pliku CSV lub Excel, jeśli chcesz pracować z bazą | Import po naszej stronie |
| Zasady zadatku | Kwota, forma wpłaty, polityka odwołania i zwrotu | Decyzja kliniki, wdrożenie nasze |
| Treść SMS, e-mail i WhatsApp | Akceptacja gotowych szablonów lub własne poprawki | Przygotowujemy my |
| Szkolenie recepcji | Godzina czasu zespołu | Prowadzimy my, zdalnie |
Przed startem przepuszczamy testowego leada przez cały przepływ: formularz, powiadomienie dla recepcji, SMS, zapis zadatku, link do rezerwacji i zdarzenie w Meta. Kampania rusza dopiero wtedy, gdy ten test przechodzi bez zgrzytów. Uruchamianie reklam nad nieprzetestowanym lejkiem to najdroższy błąd, jaki można popełnić na starcie.
Najczęstsze pytania o Palyri
Czy Palyri to system rezerwacji?
Nie. Palyri to marketingowy CRM i nie przejmuje Twojego grafiku. Rezerwacje, kalendarz i przypomnienia o wizycie zostają w Booksy albo w innym systemie, którego używasz. Palyri obsługuje to, co dzieje się wcześniej: leady z reklam na Facebooku i Instagramie, telefon do klientki, follow-upy, zadatek zapisany przy leadzie i koszt umówionej wizyty z każdej reklamy.
Jak Palyri współpracuje z Booksy?
Palyri pobiera cennik zabiegów z publicznego profilu Booksy, a lejek z reklamy kończy się Twoim linkiem albo widżetem Booksy. Palyri nie zmienia kalendarza w Booksy. Gdy klientka się umówi, recepcja oznacza to w Palyri, dzięki czemu statystyki pokazują koszt umówionej wizyty z każdej kampanii, zestawu reklam i kreacji.
Jak Palyri obsługuje zadatek?
Przy każdej klientce zapisujesz zadatek jako wpłatę, przelew albo zwolnienie, a rejestr wpłat pokazuje sumy w danym miesiącu. Kwotę i zasady zwrotu ustala klinika. Informacja o zadatku wraca do Meta, więc kampania uczy się szukać klientek, które naprawdę płacą i przychodzą, a nie tylko zostawiają numer telefonu w formularzu.
Czy mogę mieć samo Palyri, bez marketingu?
Tak. Palyri jest dostępne również jako samodzielny produkt, bezpośrednio od producenta, po prezentacji i wycenie pod skalę placówki. Różnica jest taka, że we współpracy z Partnerem Wzrostu dostęp jest wliczony, konfigurację robimy my, i to my odpowiadamy za wynik zapisany w umowie. Kupując samo narzędzie, proces budujesz po swojej stronie.
Co z klientkami, które nie chcą płacić zadatku z góry?
Część z nich odpadnie i to jest zamierzone. Zadatek odsiewa osoby, które nie planują przyjść, więc liczba umówionych wizyt spada, a liczba odbytych rośnie. Dla wyjątków recepcja zapisuje w Palyri zwolnienie z zadatku, na własną odpowiedzialność kliniki, a raport nadal pokazuje, ile takich wizyt się odbyło.
Czy Palyri prowadzi dokumentację medyczną?
Nie. Palyri to marketingowy CRM: leady, kontakt z klientką, zadatki i raporty z kampanii. Nie zastępuje dokumentacji medycznej, kart zabiegowych ani zgód wymaganych przy procedurach lekarskich. Jeśli prowadzisz taką dokumentację w dedykowanym programie albo w systemie rezerwacji, zostaje ona tam, gdzie jest.
Do kogo należą dane klientek po zakończeniu współpracy?
Do kliniki. Klinika jest administratorem danych swoich klientek, my przetwarzamy je na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia. Po zakończeniu współpracy przekazujemy eksport bazy w standardowym formacie, a dane po stronie systemu usuwamy zgodnie z umową.
Więcej pytań o zasady współpracy i rozliczenia znajdziesz w sekcji FAQ. Mechanikę samych nieobecności rozbieramy szczegółowo na stronie o no-show i zadatkach, a pełny zakres działań opisuje oferta dla klinik.