Palyri to autorski system rezerwacji online z zadatkiem, zbudowany pod jeden konkretny problem: klientka umawia wizytę i nie przychodzi. Prowadzi ją od kliknięcia w reklamę, przez wybór terminu i opłacenie zadatku, aż po przypomnienie SMS dzień przed zabiegiem i powrót na kolejną wizytę.
Nie sprzedajemy Palyri jako osobnej subskrypcji. Jest częścią systemu pozyskiwania klientek premium, bo bez niego kampania rozpada się dokładnie w miejscu, w którym większość klinik traci pieniądze.
Problem: kalendarz pełny, gabinet pusty
Rezerwacja bez zadatku to deklaracja, nie zobowiązanie. Klientka zapisuje się wieczorem pod wpływem impulsu, a rano ma inne plany i nikt jej nic nie może zrobić. Klinika zostaje z zablokowanym okienkiem, opłaconym personelem i pustym fotelem. Zadatek zmienia tę relację, bo pieniądz z góry zamienia luźny zamiar w decyzję.
Skala tego zjawiska w medycynie estetycznej jest większa niż w innych usługach. Zabieg jest drogi, decyzja emocjonalna, a odkładanie jej w czasie nic nie kosztuje. Efekt jest typowy dla rezerwacji bez zabezpieczenia: z dziesięciu umówionych wizyt do gabinetu trafiają dwie albo trzy osoby. Reszta budżetu reklamowego finansuje rozmowy telefoniczne, które nie kończą się niczym.
Najgorsze jest to, że ten koszt jest niewidoczny w raportach. Panel reklamowy pokazuje tanie zapytania, kalendarz pokazuje zapełnienie, a konto firmowe pokazuje coś zupełnie innego. Dopóki nie policzysz kosztu klientki, która przyszła i zapłaciła, nie wiesz, czy kampania zarabia. Więcej o tej matematyce piszemy na stronie o koszcie pozyskania klientki.
Nieobecność to nie tylko utracony przychód z jednego zabiegu. To zablokowany termin, którego nie dostała klientka gotowa zapłacić, wynagrodzenie personelu za godzinę bez pracy oraz przygotowane stanowisko. Jedna nieobecność potrafi kosztować więcej niż pozyskanie trzech nowych zapytań z reklamy.
Jak działa rezerwacja z zadatkiem, krok po kroku
Klientka klika w reklamę, wybiera zabieg i wolny termin, zostawia dane, opłaca zadatek online i dostaje potwierdzenie SMS-em oraz mailem. Zadatek jest zaliczany na poczet ceny zabiegu, więc nie płaci ani złotówki więcej. Cały przepływ trwa krócej niż napisanie wiadomości na Instagramie i nie wymaga udziału recepcji.
- Kliknięcie w reklamę. Kobieta z okolicy kliniki widzi reklamę konkretnego zabiegu i przechodzi na stronę rezerwacji. Źródło, kampania i kreacja są zapisywane razem z jej zgłoszeniem.
- Wybór zabiegu i terminu. System pokazuje tylko terminy realnie dostępne w grafiku, z uwzględnieniem czasu trwania zabiegu i osoby, która go wykonuje.
- Dane i zgody. Imię, telefon, adres e-mail oraz zgody na kontakt. Zakres jest minimalny, bo każde dodatkowe pole obniża liczbę dokończonych rezerwacji.
- Zadatek online. Klientka płaci ustaloną przez klinikę kwotę popularną metodą płatności internetowej. Dostępne metody zależą od operatora płatności podpiętego do kliniki.
- Potwierdzenie. SMS i e-mail z terminem, adresem, mapą dojazdu i informacją, jak się przygotować do zabiegu. Termin trafia do kalendarza kliniki natychmiast, bez przepisywania z kartki.
- Przypomnienia. Automatyczny SMS przed wizytą, z możliwością przełożenia terminu. Klientka, która chce zmienić godzinę, robi to sama, a okienko wraca do puli.
- Wizyta. Zadatek jest odliczany od ceny zabiegu. Recepcja widzi w kartotece, z jakiej reklamy przyszła klientka i o co pytała przed rezerwacją.
- Po wizycie. System pilnuje kontaktu w sprawie kolejnego zabiegu i zapisuje wynik, dzięki czemu wiadomo, ile realnie wart jest jeden pozyskany lead.
Zadatek robi jeszcze jedną rzecz, o której mało kto mówi: ustawia rozmowę o cenie, zanim ona się zacznie. Osoba, która zapłaciła za rezerwację, nie przychodzi porównywać cenników. Jak prowadzić z nią rozmowę, opisujemy w tekście o obiekcji „za drogo".
Co jest w środku
Palyri łączy pięć rzeczy, które w większości klinik żyją osobno: zapisywanie leadów, rezerwację terminu, płatność, komunikację z klientką i raportowanie. To, że działają w jednym miejscu, jest istotniejsze niż funkcje z osobna. Dane nie giną między narzędziami, więc każdą złotówkę z reklamy da się doprowadzić do konkretnej wizyty.
Liczby powyżej to wyniki wybranych klientów i mają charakter poglądowy. Nie są obietnicą, że Twoja klinika osiągnie identyczne rezultaty. Zależą od rynku, cen zabiegów, oferty i tego, jak działa recepcja.
Lead od razu w CRM
Każde zapytanie z reklamy ląduje w systemie z pełnym kontekstem: z jakiej kampanii przyszło, o jaki zabieg chodzi, kiedy było pierwsze dotknięcie. Nic nie ginie w wiadomościach prywatnych na Instagramie, nikt nie przepisuje numerów telefonu do zeszytu. Recepcja pracuje na jednej liście zamiast na czterech skrzynkach.
Zadatek online
Prośba o zadatek jest wbudowana w rezerwację, a nie doklejona jako osobny link wysyłany ręcznie po rozmowie. Kwotę i zasady zwrotu ustala klinika, osobno dla każdego zabiegu. To ten element odsiewa niezdecydowanych, zanim zajmą termin.
Przypomnienia SMS z mapą dojazdu
System wysyła potwierdzenie i przypomnienie przed wizytą: godzina, adres, mapa dojazdu, wskazówki przygotowania. SMS jest odczytywany prawie zawsze, w odróżnieniu od maila. Recepcja przestaje spędzać poranki na obdzwanianiu jutrzejszych wizyt.
Kartoteka klientki
Historia wizyt, wykonane zabiegi, wydana kwota, notatki z rozmów i źródło pozyskania w jednym widoku. Dzięki temu rozmowa o kolejnym zabiegu zaczyna się od tego, co klientka już zrobiła, a nie od pytania „to przy czym my ostatnio byłyśmy?".
Ponad 15 metryk
Współczynnik rezerwacji, pojawialność, koszt pozyskania klientki, wartość klientki, przychód z kampanii. Raport odpowiada na jedno pytanie: czy ta kampania zarabia. Zasięgi i polubienia nie są metryką, na której podejmuje się decyzje o budżecie.
Palyri a uniwersalne systemy rezerwacji
Palyri nie konkuruje z popularnymi kalendarzami beauty na całej szerokości funkcji. Robi mniej rzeczy, za to robi je pod jeden scenariusz: klientka z płatnej reklamy, która ma zapłacić zadatek i przyjść. Uniwersalny system rezerwacji jest szerszy, ale nie widzi kampanii, więc nie powie Ci, ile kosztowała klientka, która faktycznie usiadła w fotelu.
| Kryterium | Palyri | Popularny system rezerwacji beauty | Kalendarz w zeszycie lub Excelu | Umawianie w DM na Instagramie |
|---|---|---|---|---|
| Zadatek przy rezerwacji | Wbudowany w przepływ, obowiązkowy dla wizyt z reklamy | Zwykle dostępny, często opcjonalny i rzadko włączany | Brak, chyba że recepcja ręcznie wyśle numer konta | Brak lub ręczny BLIK, który klientka „zrobi wieczorem" |
| Źródło klientki i atrybucja | Zapisane przy leadzie, widoczne w raporcie | Rzadko, kalendarz nie zna kampanii | Brak | Brak, poza pamięcią osoby obsługującej profil |
| Przypomnienia SMS | Automatyczne, z mapą dojazdu i opcją przełożenia | Zwykle tak, w standardzie lub za dopłatą | Ręczne telefony recepcji | Ręczne wiadomości, o ile ktoś pamięta |
| Kartoteka i historia wizyt | Tak, z notatkami i wartością klientki | Tak, w podstawowym zakresie | Tak, o ile ktoś prowadzi zapiski | Rozsypana po konwersacjach |
| Raport przychodu z kampanii | Tak, ponad 15 metryk łącznie z kosztem klientki | Nie, brak danych o wydatkach reklamowych | Nie | Nie |
| Kto konfiguruje | My, w ramach wdrożenia | Klinika samodzielnie | Klinika samodzielnie | Nikt |
| Sposób zakupu | Tylko w ramach współpracy, brak osobnej licencji | Abonament miesięczny, dostępny dla każdego | Bez kosztu narzędzia, wysoki koszt czasu | Bez kosztu narzędzia, najwyższy koszt utraconych wizyt |
| Dokumentacja medyczna | Nie prowadzi | Część systemów oferuje karty zabiegowe | Papierowa, u kliniki | Nie dotyczy |
Powyższe porównanie opisuje typowe wdrożenia, jakie widujemy w klinikach. Zakres funkcji konkretnego systemu rezerwacji zależy od pakietu i potrafi się zmieniać, więc traktuj tabelę jako orientacyjną, a nie jako audyt cudzego produktu.
Czego Palyri nie robi
- Nie jest sprzedawane osobno. Nie kupisz samej licencji, nawet jeśli bardzo chcesz.
- Nie zastąpi dokumentacji medycznej. Karty zabiegowe, zgody na procedury lekarskie i dokumentacja pozostają w Twoim dotychczasowym programie lub w formie papierowej.
- Nie jest katalogiem z własnym ruchem. Nie przyprowadzi klientek z marketplace'u. Ruch pochodzi z kampanii, którymi zajmujemy się osobno.
- Nie obsługuje magazynu, kadr ani księgowości. To nie jest program do zarządzania całą kliniką.
- Nie sprzeda za recepcję. Dostarcza klientkę pod drzwi z opłaconym zadatkiem. Rozmowa w gabinecie nadal decyduje o wartości koszyka.
Dlaczego nie sprzedajemy Palyri osobno
Bo bierzemy odpowiedzialność za wynik, a nie za dostęp do panelu. Gwarancja zapisana w umowie mówi o konkretnej liczbie klientek z opłaconym zadatkiem w pierwszych 30 do 60 dni. Nie da się jej udzielić, kontrolując tylko połowę drogi. Sam software w rękach kliniki bez kampanii i bez procesu sprzedaży to kolejny nieużywany kalendarz.
Widzieliśmy to wielokrotnie: narzędzie jest sprawne, a zadatek wyłączony, bo „klientki mogą się obrazić". Przypomnienia są skonfigurowane, ale nikt nie oddzwania do osób, które nie dokończyły rezerwacji. Po trzech miesiącach właścicielka mówi, że system nie działa. Nie działa proces, nie narzędzie.
Dla kliniki oznacza to trzy rzeczy. Po pierwsze, nie płacisz osobnego abonamentu za software, bo dostęp jest wliczony we współpracę. Po drugie, konfiguracji nie robisz sama, robimy ją my razem z przeniesieniem danych. Po trzecie, dostęp jest powiązany z trwaniem współpracy, więc kończąc ją, dostajesz eksport danych, a nie samą licencję. Kto z nami pracuje i na jakich zasadach, opisujemy na stronie o nas, razem z zasadą jednej kliniki na obszar.
Dane klientek i RODO
Administratorem danych klientek pozostaje klinika. My przetwarzamy je wyłącznie na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, podpisywanej razem z umową współpracy. Zakres jest ograniczony do tego, co potrzebne do umówienia i przypomnienia o wizycie. Nie handlujemy danymi i nie używamy bazy jednej kliniki na rzecz innej.
W praktyce wygląda to tak:
- Zakres danych. Imię, numer telefonu, adres e-mail, wybrany zabieg, termin, status płatności zadatku i historia wizyt. Bez danych o stanie zdrowia, o ile klinika sama ich tam nie wprowadzi.
- Dostęp per użytkownik. Każda osoba w klinice ma własne konto i zakres uprawnień. Recepcja widzi grafik i kartoteki, właścicielka dodatkowo raporty finansowe. Odejście pracownika oznacza wyłączenie jednego konta, a nie zmianę wspólnego hasła.
- Płatności. Zadatek obsługuje zewnętrzny operator płatności. Dane karty klientki nie trafiają do naszego systemu, w Palyri widoczny jest status transakcji.
- Zgody. Klientka wyraża zgody przy rezerwacji, a treść klauzul ustalana jest z kliniką, bo to ona odpowiada za ich zakres.
- Eksport i usunięcie. Bazę można wyeksportować w standardowym formacie, a pojedyncze dane usunąć na żądanie osoby, której dotyczą.
Nie deklarujemy certyfikatów, których nie posiadamy, ani zgodności z normami, których nie przechodziliśmy w audycie. Szczegóły techniczne, lokalizację przetwarzania i zasady podpowierzenia opisujemy w dokumentach umownych, przed startem współpracy, a nie w treści marketingowej. Palyri nie jest wyrobem medycznym i nie służy do prowadzenia dokumentacji medycznej.
Wdrożenie: co przenosimy i ile to trwa
Wdrożenie polega na przeniesieniu grafiku, listy zabiegów i bazy kontaktów, podpięciu płatności oraz ustawieniu zasad zadatku i treści SMS-ów. Robimy to my, klinika dostarcza dane i podejmuje decyzje biznesowe. Przy sprawnym eksporcie z dotychczasowego systemu zamykamy to zwykle w kilka dni roboczych, równolegle z przygotowaniem kampanii.
| Element | Co potrzebujemy od kliniki | Kto to robi |
|---|---|---|
| Lista zabiegów i cen | Aktualny cennik, czas trwania każdego zabiegu | Konfigurujemy my |
| Grafik i stanowiska | Godziny pracy, osoby wykonujące zabiegi, urlopy | Konfigurujemy my |
| Baza klientek | Eksport z obecnego systemu w pliku CSV lub Excel | Import po naszej stronie |
| Zasady zadatku | Kwota lub procent, polityka odwołania i zwrotu | Decyzja kliniki, wdrożenie nasze |
| Płatności online | Dane do konta u operatora płatności | Podpinamy my |
| Treść SMS i maili | Akceptacja gotowych szablonów lub własne poprawki | Przygotowujemy my |
| Szkolenie recepcji | Godzina czasu zespołu | Prowadzimy my, zdalnie |
Przed startem robimy rezerwację testową z prawdziwą płatnością, żeby sprawdzić cały przepływ: formularz, zadatek, potwierdzenie, przypomnienie i wpis w grafiku. Kampania rusza dopiero wtedy, gdy ten test przechodzi bez zgrzytów. Uruchamianie reklam nad niedokończoną rezerwacją to najdroższy błąd, jaki można popełnić na starcie.
Najczęstsze pytania o Palyri
Czy mogę kupić samo Palyri, bez marketingu?
Nie. Palyri nie jest sprzedawane jako osobna licencja ani subskrypcja. Dostęp jest częścią współpracy z Partnerem Wzrostu i obejmuje konfigurację, przeniesienie danych oraz opiekę. Powód jest praktyczny: odpowiadamy za wynik zapisany w umowie, a nie mamy wpływu na wynik, gdy kontrolujemy tylko połowę lejka.
Ile wynosi zadatek i czy klientka go odzyskuje?
Kwotę zadatku ustala klinika, osobno dla każdego zabiegu, jako stałą sumę lub procent ceny. Zadatek jest zaliczany na poczet wizyty, więc klientka nie płaci nic ponad cenę zabiegu. Zasady odwołania i zwrotu ustalasz sama, a system pokazuje je przed płatnością.
Czy Palyri zastąpi mój obecny system rezerwacji?
Zwykle tak, dla wizyt z kampanii. Część klinik zostawia dotychczasowy kalendarz dla stałych klientek, a Palyri obsługuje ruch z reklam. Docelowo lepiej mieć jeden kalendarz, bo dwa równoległe grafiki prędzej czy później doprowadzą do podwójnej rezerwacji terminu.
Co z klientkami, które nie chcą płacić zadatku z góry?
Część z nich odpadnie i to jest zamierzone. Zadatek odsiewa osoby, które nie planują przyjść, więc liczba rezerwacji spada, a liczba odbytych wizyt rośnie. Dla wyjątków recepcja może umówić wizytę ręcznie, bez płatności, na własną odpowiedzialność kliniki.
Czy Palyri prowadzi dokumentację medyczną?
Nie. Palyri to system rezerwacji, CRM i raportowanie. Nie zastępuje dokumentacji medycznej, kart zabiegowych ani zgód wymaganych przy procedurach lekarskich. Jeśli prowadzisz taką dokumentację w dedykowanym programie, zostaje ona tam, gdzie jest.
Do kogo należą dane klientek po zakończeniu współpracy?
Do kliniki. Klinika jest administratorem danych swoich klientek, my przetwarzamy je na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia. Po zakończeniu współpracy przekazujemy eksport bazy w standardowym formacie, a dane po stronie systemu usuwamy zgodnie z umową.
Więcej pytań o zasady współpracy, rozliczenia i gwarancję znajdziesz w sekcji FAQ. Mechanikę samych nieobecności rozbieramy szczegółowo na stronie o no-show i zadatkach, a pełny zakres działań opisuje oferta dla klinik.