Najczęstsze pytania o system pozyskiwania klientek

Zaczynamy od darmowej rozmowy strategicznej, na której sprawdzamy Twój cennik, obłożenie kalendarza, konkurencję w mieście i to, kto odbiera telefony. Dopiero po tej analizie mówimy, czy system zadziała w Twoim przypadku i jakiego wyniku realnie się spodziewamy. Rozmowa jest niezobowiązująca. Jeśli uznamy, że kampania wygeneruje koszt zamiast zysku, powiemy to wprost i nie złożymy oferty.

Zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, w zależności od tego, jak szybko dostaniemy dostępy do kont reklamowych, materiały wizualne i decyzję o ofercie wejściowej. W tym czasie budujemy ścieżkę rezerwacji z zadatkiem, ustawiamy pomiar i przygotowujemy kreacje. Największym hamulcem po stronie kliniki bywa akceptacja tekstów i zdjęć.

Nie. Odmawiamy gabinetom bez żadnej historii i opinii na rynku, miejscom konkurującym wyłącznie ceną oraz klinikom, które nie są w stanie obsłużyć dwudziestu do czterdziestu nowych klientek miesięcznie. Odmawiamy też tym, którzy chcą tylko odpalić reklamy bez wdrożenia procesu obsługi. To najczęstsza przyczyna nieudanych kampanii w tej branży.

Nie. Obowiązuje zasada jednej kliniki na obszar, więc nie licytujemy się o tę samą klientkę dwoma budżetami naszych własnych klientów. Konsekwencja jest taka, że liczba miejsc jest ograniczona z definicji i część rynków bywa już zajęta. Na rozmowie od razu mówimy, czy Twój obszar jest wolny.

Po stronie kliniki zostają trzy rzeczy: akceptacja oferty i kreacji na starcie, odbieranie telefonów oraz sama praca z klientką w gabinecie. Kampanie, ścieżkę rezerwacji, przypomnienia i raportowanie prowadzimy my. W praktyce liczyć trzeba na godzinę do dwóch tygodniowo na kontakt z nami i przegląd wyników.

Wynagrodzenie ustalamy indywidualnie, bo zależy od wielkości rynku, liczby lokalizacji i zakresu, jaki przejmujemy. Podajemy konkretną kwotę dopiero po rozmowie, na której poznamy Twój cennik i cel, bo bez tych danych każda liczba byłaby zgadywaniem. Cena jest jawna przed podpisaniem umowy i nie zawiera ukrytych dopłat za software.

Nie, to dwie osobne pozycje. Budżet mediowy płacisz bezpośrednio do platformy reklamowej i to on kupuje dotarcie do klientek, a nasze wynagrodzenie pokrywa strategię, kreacje, prowadzenie kampanii, software i optymalizację. Taki podział jest standardem rynkowym. Dzięki niemu widzisz dokładnie, ile poszło na reklamę, a ile na pracę.

Budżet powinien wystarczyć na tyle klientek miesięcznie, żeby dane były wiarygodne, a algorytm miał się czego uczyć. Praktyczna reguła: pomnóż zakładany koszt klientki przez liczbę klientek, których naprawdę potrzebujesz, i dodaj margines na pierwsze dwa do trzech tygodni testów. Zbyt niski budżet wydłuża naukę i podnosi koszt pojedynczej klientki.

Nie. Nie wiążemy klinik rocznym kontraktem, bo uważamy, że jeśli system nie działa, żaden papier nie powinien nikogo trzymać. Współpraca opiera się na wyniku, a nie na długości zobowiązania. Warunki wypowiedzenia są zapisane w umowie i omawiamy je przed podpisaniem, nie po.

Pierwsze zapytania pojawiają się zwykle w ciągu kilku dni od uruchomienia, a pierwsze wizyty w ciągu dwóch do czterech tygodni, bo tyle trwa pełny cykl od zapytania, przez umówienie, do zabiegu. Ocena kampanii po siedmiu dniach mierzy koszt leada, a nie koszt klientki. Na wnioski budżetowe potrzeba pełnego miesiąca.

Trzon stanowią kampanie w ekosystemie Meta, czyli Facebook i Instagram, bo tam da się najprecyzyjniej dotrzeć do kobiet w promieniu kilkunastu kilometrów od kliniki i tam zapada większość decyzji o zabiegach estetycznych. Dobór kanałów zależy od miasta i typu zabiegu. Jeśli inny kanał ma sens, mówimy o tym na etapie strategii.

Usługi kliniki wolno reklamować, ale reklama wyrobów medycznych, na przykład konkretnych preparatów czy urządzeń, jest w Polsce osobno regulowana i obwarowana wymogami dotyczącymi treści oraz ostrzeżeń. Dlatego kampanie budujemy wokół efektu i doświadczenia klientki, a nie wokół nazw handlowych preparatów. Kreacje przechodzą u nas weryfikację przed publikacją.

Nie w reklamach. Platformy reklamowe konsekwentnie odrzucają materiały pokazujące zestawienia przed i po oraz treści sugerujące, że wygląd użytkowniczki jest problemem do naprawienia. Zamiast tego pracujemy na materiałach z gabinetu, wypowiedziach personelu i konkretnej ofercie. Zdjęcia efektów mają swoje miejsce, ale poza reklamą.

Koncepcję, teksty i montaż bierzemy na siebie, a od kliniki potrzebujemy surowego materiału: zdjęć wnętrza, krótkich ujęć z zabiegów za zgodą klientek i ewentualnie wypowiedzi właścicielki. Nagrania z telefonu w zupełności wystarczą. Jeśli nie chcesz występować przed kamerą, budujemy kreacje bez Twojego wizerunku.

Klientka wybiera termin online i w tym samym kroku opłaca zadatek, który jest zaliczany na poczet ceny zabiegu. Kalendarz zapełnia się więc wizytami opłaconymi, a nie deklaracjami, a klinika ma część pieniędzy jeszcze przed wizytą. Cały proces obsługuje software, bez pracy recepcji.

Zadatek odstrasza osoby, które i tak by nie przyszły, a nie klientki gotowe na zabieg. Liczba rezerwacji spada, ale odsetek osób, które faktycznie się pojawiają, rośnie, więc koszt klientki siedzącej w fotelu zwykle maleje. U wybranych naszych klientów pojawialność z zadatkiem wyniosła 90 procent. To wynik wybranych klinik, nie gwarancja.

Kwota musi być na tyle wysoka, żeby rezygnacja bolała, i na tyle niska, żeby nie blokowała decyzji o pierwszej wizycie. W praktyce ustawia się ją jako część ceny zabiegu, a nie symboliczną opłatę. Konkretną wysokość dobieramy do cennika kliniki i typu zabiegu na etapie wdrożenia.

Zasady zwrotu ustala klinika i komunikujemy je jasno przy rezerwacji, najczęściej z możliwością bezkosztowego przełożenia terminu w określonym oknie czasowym. Przejrzysta polityka zwrotów jest ważniejsza niż jej surowość, bo to ona buduje zaufanie. Sam mechanizm przypomnień znacząco zmniejsza liczbę odwołań w ostatniej chwili.

To system, który spina kampanię reklamową z kalendarzem, płatnościami i komunikacją z klientką w jednym miejscu. Prowadzi rezerwację z zadatkiem, wysyła przypomnienia i follow-upy, przypomina o powrocie na kolejny zabieg i raportuje ponad piętnaście metryk, łącznie z kosztem pozyskanej klientki. To narzędzie operacyjne, nie panel z wykresami do oglądania.

Nie. Software jest częścią współpracy i nie sprzedajemy go jako oddzielnej licencji, bo bez niego cały system rozpada się dokładnie w tym miejscu, w którym kliniki tracą najwięcej pieniędzy. Nie ma opłaty wdrożeniowej ani dopłaty za liczbę rezerwacji. Konfigurację po naszej stronie także masz w cenie.

Nie zawsze. Palyri obsługuje ścieżkę rezerwacji dla ruchu z kampanii i to tam pobierany jest zadatek, więc wiele klinik zostawia dotychczasowy grafik do obsługi stałych klientek. Sposób połączenia obu systemów ustalamy przy wdrożeniu, tak żeby recepcja nie prowadziła dwóch kalendarzy równolegle.

Administratorem danych swoich klientek pozostaje klinika, a my przetwarzamy je wyłącznie na jej zlecenie, na zasadach zapisanych w umowie powierzenia. Dostęp mają tylko upoważnione osoby po stronie kliniki i naszego zespołu. Baza klientek zawsze należy do kliniki i możesz ją wyeksportować.

W umowie zapisujemy ustaloną liczbę klientek z opłaconym zadatkiem w pierwszych trzydziestu do sześćdziesięciu dni współpracy. Jeśli tego celu nie osiągniemy, pracujemy dalej bez dodatkowej opłaty, aż zostanie osiągnięty. Konkretna liczba jest ustalana indywidualnie na podstawie Twojego rynku i cennika, przed podpisaniem umowy.

Nie. Gwarantujemy liczbę klientek z opłaconym zadatkiem zapisaną w umowie, a nie konkretną kwotę kosztu ani przychodu, bo te zależą też od Twojego cennika, sprzedaży w gabinecie i rynku. Publikowane wyniki, jak 78 zł kosztu pozyskania klientki na zabiegi na twarz, to rezultaty wybranych klientów, nie obietnica dla każdej kliniki.

Wtedy zwykle odmawiamy współpracy. System opiera się na kampanii kierującej do kliniki, która ma już opinie, obsadzony grafik i sprawdzoną obsługę, a w nowym gabinecie reklama najczęściej wygeneruje koszt, zanim wygeneruje zysk. Mówimy to na rozmowie, zanim ktokolwiek podpisze umowę.

Rezerwujesz termin przez formularz na stronie głównej albo piszesz na WhatsApp. Przed rozmową analizujemy Twoją klinikę, rynek i konkurencję, a w jej trakcie pokazujemy konkretny plan działania, który możesz wdrożyć z nami albo bez nas. Rozmowa jest darmowa i niezobowiązująca, bez prezentacji sprzedażowej na siłę.