Najczęstsze pytania o system pozyskiwania klientek

Zaczynamy od darmowej rozmowy strategicznej, na której sprawdzamy Twój cennik, obłożenie kalendarza, konkurencję w mieście i to, kto odbiera telefony. Dopiero po tej analizie mówimy, czy system zadziała w Twoim przypadku i jakiego wyniku realnie się spodziewamy. Rozmowa jest niezobowiązująca. Jeśli uznamy, że kampania wygeneruje koszt zamiast zysku, powiemy to wprost i nie złożymy oferty.

Zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, w zależności od tego, jak szybko dostaniemy dostępy do kont reklamowych, materiały wizualne i decyzję o ofercie wejściowej. W tym czasie podpinamy lejek i CRM, ustalamy zasady zadatku, ustawiamy pomiar i przygotowujemy kreacje. Największym hamulcem po stronie kliniki bywa akceptacja tekstów i zdjęć.

Pracujemy z klinikami medycyny estetycznej, salonami beauty, gabinetami stomatologii estetycznej, klinikami odchudzania, klinikami zdrowia mężczyzn i terapii hormonalnych oraz z klinikami za granicą, które szukają pacjentów z Polski. Ale nie z każdą. Odmawiamy gabinetom bez żadnej historii i opinii na rynku, miejscom konkurującym wyłącznie ceną oraz klinikom, które nie są w stanie obsłużyć dwudziestu do czterdziestu nowych klientek miesięcznie. Odmawiamy też tym, którzy chcą tylko odpalić reklamy bez wdrożenia procesu obsługi. To najczęstsza przyczyna nieudanych kampanii w tej branży.

Nie. Obowiązuje zasada jednej kliniki na obszar, więc nie licytujemy się o tę samą klientkę dwoma budżetami naszych własnych klientów. Konsekwencja jest taka, że liczba miejsc jest ograniczona z definicji i część rynków bywa już zajęta. Na rozmowie od razu mówimy, czy Twój obszar jest wolny.

Po stronie kliniki zostają trzy rzeczy: akceptacja oferty i kreacji na starcie, odbieranie telefonów oraz sama praca z klientką w gabinecie. Kampanie, lejki, automatyczne follow-upy i raportowanie prowadzimy my. W praktyce liczyć trzeba na godzinę do dwóch tygodniowo na kontakt z nami i przegląd wyników.

Rozliczamy się za efekt. Płacisz za każdą nową pacjentkę, która przyszła na wizytę, albo bierzesz pakiet. Pakiety z gwarancją zaczynają się od 1 760 zł. Budżet reklamowy płacisz osobno, a pozyskanie pacjentki to zwykle 40-200 zł budżetu reklamowego, zależnie od zabiegu. Cennika nie publikujemy, bo stawka zależy od zabiegów i miasta. Ustalamy ją na rozmowie i jest jawna przed podpisaniem umowy.

Nie, to dwie osobne pozycje. Budżet mediowy płacisz bezpośrednio do platformy reklamowej i to on kupuje dotarcie do klientek, a nasze wynagrodzenie, czyli opłata za pacjentkę albo pakiet, pokrywa strategię, kreacje, prowadzenie kampanii, CRM i optymalizację. Taki podział jest standardem rynkowym. Dzięki niemu widzisz dokładnie, ile poszło na reklamę, a ile na pracę.

Budżet powinien wystarczyć na tyle klientek miesięcznie, żeby dane były wiarygodne, a algorytm miał się czego uczyć. Praktyczna reguła: pomnóż zakładany koszt klientki przez liczbę klientek, których naprawdę potrzebujesz, i dodaj margines na pierwsze dwa do trzech tygodni testów. Zbyt niski budżet wydłuża naukę i podnosi koszt pojedynczej klientki.

Nie. Nie wiążemy klinik rocznym kontraktem, bo uważamy, że jeśli system nie działa, żaden papier nie powinien nikogo trzymać. Współpraca opiera się na wyniku, a nie na długości zobowiązania. Warunki wypowiedzenia są zapisane w umowie i omawiamy je przed podpisaniem, nie po.

Pierwsze zapytania pojawiają się zwykle w ciągu kilku dni od uruchomienia, a pierwsze wizyty w ciągu dwóch do czterech tygodni, bo tyle trwa pełny cykl od zapytania, przez umówienie, do zabiegu. Ocena kampanii po siedmiu dniach mierzy koszt leada, a nie koszt klientki. Na wnioski budżetowe potrzeba pełnego miesiąca.

Prowadzimy kampanie w Meta Ads, czyli na Facebooku i Instagramie, oraz w Google Ads. Meta pozwala precyzyjnie dotrzeć do osób w promieniu dojazdu do kliniki, zanim same zaczną szukać zabiegu. Google przechwytuje osoby, które już wpisują w wyszukiwarkę zabieg, konsultację albo klinikę, także za granicą. Proporcje między kanałami ustalamy na etapie strategii, zależnie od miasta, zabiegu i specjalizacji kliniki.

Usługi kliniki wolno reklamować, ale reklama wyrobów medycznych, na przykład konkretnych preparatów czy urządzeń, jest w Polsce osobno regulowana i obwarowana wymogami dotyczącymi treści oraz ostrzeżeń. Dlatego kampanie budujemy wokół efektu i doświadczenia klientki, a nie wokół nazw handlowych preparatów. W klinikach odchudzania i zdrowia mężczyzn reklamujemy konsultację, diagnostykę i program leczenia, nigdy leki na receptę. Kreacje przechodzą u nas weryfikację przed publikacją.

Rzadko i ostrożnie. Meta od 22 lipca 2026 dopuszcza zdjęcia przed i po zabiegów kosmetycznych w reklamach dla osób pełnoletnich, ale granicę wyznacza polskie prawo: ustawa o wyrobach medycznych (na przykład wypełniacze), zakaz publicznej reklamy leków na receptę (art. 57 Prawa farmaceutycznego), i art. 14 ustawy o działalności leczniczej. Dlatego reklamy budujemy wokół problemu, zabiegu i regularnej ceny.

Koncepcję, teksty i montaż bierzemy na siebie, a od kliniki potrzebujemy surowego materiału: zdjęć wnętrza, krótkich ujęć z zabiegów za zgodą klientek i ewentualnie wypowiedzi właścicielki. Nagrania z telefonu w zupełności wystarczą. Jeśli nie chcesz występować przed kamerą, budujemy kreacje bez Twojego wizerunku.

Po rozmowie z recepcją klientka wpłaca zadatek, który jest zaliczany na poczet ceny zabiegu, a termin trafia do grafiku w systemie rezerwacji kliniki. W CRM Palyri zadatek jest zapisany przy leadzie jako wpłata, przelew albo zwolnienie. Kalendarz zapełnia się więc wizytami opłaconymi, a nie deklaracjami, a klinika ma część pieniędzy jeszcze przed wizytą.

Zadatek odstrasza osoby, które i tak by nie przyszły, a nie klientki gotowe na zabieg. Liczba rezerwacji spada, ale odsetek osób, które faktycznie się pojawiają, rośnie, więc koszt klientki siedzącej w fotelu zwykle maleje. U wybranych naszych klientów pojawialność z zadatkiem wyniosła 90 procent. To wynik wybranych klinik, nie gwarancja.

Kwota musi być na tyle wysoka, żeby rezygnacja bolała, i na tyle niska, żeby nie blokowała decyzji o pierwszej wizycie. W praktyce ustawia się ją jako część ceny zabiegu, a nie symboliczną opłatę. Konkretną wysokość dobieramy do cennika kliniki i typu zabiegu na etapie wdrożenia.

Zasady zwrotu ustala klinika i komunikujemy je jasno przy rezerwacji, najczęściej z możliwością bezkosztowego przełożenia terminu w określonym oknie czasowym. Przejrzysta polityka zwrotów jest ważniejsza niż jej surowość, bo to ona buduje zaufanie. Sam mechanizm przypomnień znacząco zmniejsza liczbę odwołań w ostatniej chwili.

Palyri to marketingowy CRM, który pomaga pozyskiwać klientki z reklam na Facebooku i Instagramie. Zbiera leady w jednym miejscu, przypomina recepcji o telefonie, wysyła follow-upy SMS i WhatsApp, zapisuje zadatek przy leadzie i raportuje ponad piętnaście metryk, łącznie z kosztem umówionej wizyty z każdej reklamy. Nie jest systemem rezerwacji, więc działa obok Booksy albo innego narzędzia, którego używasz.

Przy usłudze pozyskiwania pacjentek zapytania z kampanii obsługujesz w naszym CRM bez osobnej opłaty za software. Palyri możesz też kupić osobno, jako CRM całej kliniki, albo połączyć z usługą w kombo. Wtedy wyceniamy go indywidualnie.

Nie. Palyri nie jest systemem rezerwacji i nie przejmuje grafiku. Rezerwacje, kalendarz i przypomnienia o wizycie zostają w Booksy albo w innym systemie, którego używasz, a lejek z reklamy kończy się Twoim linkiem lub widżetem do rezerwacji. Palyri obsługuje to, co dzieje się wcześniej: lead, telefon, follow-upy i zadatek.

Administratorem danych swoich klientek pozostaje klinika, a my przetwarzamy je wyłącznie na jej zlecenie, na zasadach zapisanych w umowie powierzenia. Dostęp mają tylko upoważnione osoby po stronie kliniki i naszego zespołu. Baza klientek zawsze należy do kliniki i możesz ją wyeksportować.

W modelu rozliczenia za pacjentkę płacisz nam tylko za nowe pacjentki, które przyszły na wizytę, więc bez pacjentek nie płacisz naszego wynagrodzenia. Budżet reklamowy płacisz osobno. Kto woli pakiet, może wybrać pakiet z gwarancją: pakiety z gwarancją zaczynają się od 1 760 zł, a warunki gwarancji zapisujemy w umowie.

Nie. Koszt i przychód zależą też od Twojego cennika, sprzedaży w gabinecie i rynku. Pozyskanie pacjentki to zwykle 40-200 zł budżetu reklamowego, zależnie od zabiegu, ale to przedział, a nie obietnica. Publikowane wyniki, jak 78 zł kosztu pozyskania klientki na zabiegi na twarz, to rezultaty wybranych klientów, nie obietnica dla każdej kliniki.

Wtedy zwykle odmawiamy współpracy. System opiera się na kampanii kierującej do kliniki, która ma już opinie, obsadzony grafik i sprawdzoną obsługę, a w nowym gabinecie reklama najczęściej wygeneruje koszt, zanim wygeneruje zysk. Mówimy to na rozmowie, zanim ktokolwiek podpisze umowę.

Rezerwujesz termin przez formularz na stronie głównej albo piszesz na WhatsApp. Przed rozmową analizujemy Twoją klinikę, rynek i konkurencję, a w jej trakcie pokazujemy konkretny plan działania, który możesz wdrożyć z nami albo bez nas. Rozmowa jest darmowa i niezobowiązująca, bez prezentacji sprzedażowej na siłę.