Najlepszy CRM dla kliniki medycyny estetycznej: ranking 2026

Ujawnienie na wstępie: Palyri, które stawiam w tym rankingu na pierwszym miejscu, jest naszym własnym oprogramowaniem. Piszę to od razu, a nie drobnym drukiem na końcu, bo bez tej informacji cały tekst byłby nieuczciwy. Poniżej znajdziesz kryteria oceny podane, zanim padnie jakikolwiek werdykt, ceny konkurencji ze stron producentów wraz z datą sprawdzenia oraz wyraźnie zaznaczone miejsca, w których Palyri przegrywa z innymi systemami. Bo przegrywa, i to w dwóch istotnych kategoriach.

Ceny i funkcje sprawdzone 31 lipca 2026 bezpośrednio na stronach producentów. Oprogramowanie zmienia cenniki częściej niż aktualizuje strony, więc przed decyzją potwierdź kwotę u źródła.

Sześć kryteriów, według których to oceniam

Zanim przejdziemy do listy, kryteria. Kolejność nie jest przypadkowa.

Rezerwacja online z realnym zadatkiem. Nie sama blokada terminu w kalendarzu, tylko pobranie pieniędzy w momencie rezerwacji. To jedyny mechanizm, który realnie odsiewa osoby, które nie zamierzały przyjść.
Automatyczne przypomnienia SMS lub WhatsApp, wraz z ich rzeczywistym kosztem. W wielu systemach przypomnienia są darmowe, a wiadomości marketingowe płatne, i łatwo się na tym przejechać.
Kartoteka klientki i historia zabiegów. Osobno traktuję zwykłą kartotekę, a osobno pełną dokumentację medyczną ze zgodami, ankietami i zdjęciami.
Powiązanie z reklamą. Czy system wie, ile kosztowało pozyskanie konkretnej wizyty i ile ta wizyta przyniosła. To kryterium, na którym odpada prawie cały rynek.
Raportowanie decyzyjne, czyli takie, po którym wiesz, co wyłączyć, a nie takie, które ładnie wygląda na wykresie.
Model wdrożenia i cena, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy płacisz od stanowiska, od kalendarza, czy ryczałtem.

Dlaczego kryterium czwarte jest ważniejsze niż pozostałe pięć

Menedżer reklam pokazuje koszt leada. Klinika zarabia na wizycie, która się odbyła i zostawiła pieniądze w kasie. To są dwie zupełnie różne liczby i one się rozjeżdżają znacznie mocniej, niż większość właścicielek zakłada.

Weźmy przykład obliczeniowy. To jest ilustracja mechaniki, a nie dane żadnego klienta.

Kreacja A: 9 000 zł wydane, 65 leadów, koszt leada 138 zł. W panelu reklamowym wygląda na najlepszą pozycję w koncie. Z tych 65 osób depozyt zostawiają dwie. Przychód nie pokrywa nawet połowy budżetu.

Kreacja B: 10 000 zł wydane, 54 leady, koszt leada 185 zł. Czyli o jedną trzecią drożej. Z tych 54 osób depozyt zostawia blisko połowa, wizyty się odbywają, część kupuje pakiety. Zwrot kilkukrotny.

Optymalizując po koszcie leada, wyłączasz B i skalujesz A. Robisz to w dobrej wierze, na podstawie jedynych danych, jakie masz. I tracisz pieniądze tym szybciej, im większy masz budżet.

Żeby zobaczyć prawdę, ktoś musi połączyć wydatek na konkretną kreację z konkretnym leadem, potem z jego depozytem, potem z odbytą wizytą, a na końcu z przychodem. Meta tego nie zrobi, bo nie widzi Twojej kasy. Arkusz tego nie zrobi, bo nikt nie ma czasu spinać tego ręcznie co tydzień. To zadanie dla systemu, w którym leady i wizyty już siedzą.

I tu jest sedno tego rankingu: w całym zestawie, który sprawdziłem, żaden producent poza Palyri nie reklamuje takiej funkcji. Najbliżej są Bookero i Calendesk, które potrafią odpalić zdarzenie do Google Analytics i piksela Meta z widżetu rezerwacji. To użyteczne, ale atrybucja żyje wtedy w Analytics, a nie w systemie, i kończy się na rezerwacji. Przychód z pakietu kupionego trzy tygodnie później już tam nie dotrze.

Rozwinięcie tej matematyki opisałem osobno na stronie o koszcie pozyskania klientki.

Ranking

1. Palyri

Dla kogo: gabinety i kliniki, które wydają realne pieniądze na reklamę i chcą wiedzieć, która złotówka wraca.

To nasze oprogramowanie, więc traktuj tę pozycję z odpowiednim dystansem i zweryfikuj ją na demie. Stawiam je pierwsze wyłącznie na kryterium czwartym, bo jest jedynym systemem w tym zestawieniu, który je w ogóle spełnia.

Podstawy działają tak, jak powinny. Lead z reklamy wpada od razu do CRM z pełnym kontekstem, zamiast ginąć w wiadomościach na Instagramie. Rezerwacja online pobiera zadatek. System sam wysyła przypomnienia SMS z terminem, mapą dojazdu i wskazówkami przed wizytą. Jest kartoteka, historia, statusy, ponad piętnaście metryk operacyjnych, w tym współczynnik rezerwacji, pojawialność i wartość klientki.

Różnicę robi zakładka z wynikami kreacji reklamowych. Dla każdej kreacji widzisz pełny rachunek: wydatek, leady, depozyty, odbyte wizyty, przychód i zwrot. Kilka decyzji projektowych, które warto znać, bo one decydują o tym, czy liczby są prawdziwe:

Grupowanie po nazwie kreacji, nie po jej identyfikatorze. Meta duplikuje jedną kreację po zestawach reklamowych, więc ta sama grafika potrafi wystąpić pod sześcioma różnymi identyfikatorami. Ocena po identyfikatorze rozbija jedną kreację na sześć wierszy i żaden nie ma sensownej próbki.
Atrybucja kohortowa. Wydatek liczony po dacie wydania, leady po dacie pozyskania, a przychód cały, jaki te leady kiedykolwiek przyniosły, także po końcu wybranego zakresu dat. Gdyby filtrować przychód po dacie sprzedaży, dzisiejszej kreacji przypisałoby się leady z zeszłego miesiąca.
Werdykt z jawnymi progami. System nie mówi tylko "dobra" i "słaba", tylko wprost: skalować, obserwować, wyłączyć albo za wcześnie na ocenę. Progi są wypisane pod tabelą, więc możesz się z nimi nie zgodzić i policzyć po swojemu.
Osobny werdykt "brak atrybucji". Gdy kreacja ma setki kliknięć i zero leadów, system nie każe jej wyłączać, tylko każe sprawdzić podpięcie linku. To jest różnica między narzędziem, które pomaga, a takim, które pewnym siebie tonem podaje bzdurę.
Udział leadów śmieciowych per kreacja. Widzisz, która reklama ściąga fałszywe numery i puste zgłoszenia. To pozwala zarządzać jakością leada, a nie tylko jego ceną, co jest zupełnie inną rozmową z agencją.

Z poziomu tabeli klikasz w liczbę leadów i przechodzisz do listy osób z tej konkretnej kreacji. Całość eksportuje się do CSV.

Czego Palyri nie robi, i to trzeba powiedzieć wprost:

To nie jest system do dokumentacji medycznej. Nie ma elektronicznej dokumentacji, wzorów zgód, ankiet kwalifikacyjnych ani schematów twarzy do zaznaczania obszarów zabiegowych. Jeśli wykonujesz zabiegi wymagające pełnej dokumentacji, potrzebujesz do tego drugiego systemu. W tej kategorii wygrywają Medfile i Proassist.
Nie ma samodzielnej rejestracji. Wdrożenie zaczyna się od rozmowy i wyceny indywidualnej, ceny nie są opublikowane.
Atrybucja per kreacja wymaga poprawnie podpiętych linków z parametrami reklamy. Bez tego moduł uczciwie pokaże "brak atrybucji" zamiast zmyślać.
Świeża kreacja przez pierwsze dni nie dostaje werdyktu, bo próbka jest za mała. To celowe, ale bywa irytujące.

Szczegóły działania opisałem na stronie o Palyri.

2. Proassist

Dla kogo: klinika medycyny estetycznej z lekarzem, która chce jednego systemu do wszystkiego.

Najbliżej kompletu w kategorii "gabinet medyczny". Elektroniczna dokumentacja, płatności online z możliwością pobrania zadatku, zdjęcia dodawane do karty pacjenta z aplikacji mobilnej, zgody podpisywane na tablecie, e-recepta. Do tego opcjonalna obsługa rejestracji telefonicznej po ich stronie, co dla gabinetu bez recepcjonistki bywa realną oszczędnością.

Cena: 139 zł netto za kalendarz miesięcznie, z chatbotem 174 zł. Rejestracja telefoniczna 559 zł lub 839 zł. Do tego dodatki: płatności online 2 procent transakcji, magazyn 49 zł, fiskalizacja 49 zł, API 300 zł.

Ograniczenie: rozliczenie od kalendarza sprawia, że przy czterech osobach robi się z tego kilkaset złotych miesięcznie plus dodatki. I zero atrybucji reklamowej. Marketing w Proassist oznacza kampanie SMS, nie liczenie zwrotu z kampanii.

3. Medfile

Dla kogo: placówka, dla której najważniejsza jest dokumentacja, przy jawnym cenniku.

Najbardziej rozbudowana dokumentacja dla medycyny estetycznej, jaką znalazłem w opublikowanym cenniku. Schematy twarzy i ciała do zaznaczania obszarów zabiegowych, zdjęcia przed i po jako załączniki do karty, gotowe wzory wywiadu, zgód i planów leczenia, podpis elektroniczny, e-recepta, e-skierowanie, ICD-10.

Cena: plan darmowy, dalej 109, 169 i 299 zł miesięcznie, taniej przy rozliczeniu rocznym. Dodatkowi użytkownicy od 74 zł. Uwaga, strona nie precyzuje, czy kwoty są netto czy brutto, więc potwierdź to przed podpisaniem.

Ograniczenie: płatności przed wizytą są dostępne dopiero od planu Premium, czyli od 169 zł. Marketing oznacza wizytówkę w katalogu, kody rabatowe i wysyłki do grup pacjentów, a nie zwrot z kampanii.

4. Timebox

Dla kogo: gabinet, który chce taniego i uczciwego systemu z prawdziwym zadatkiem.

Realna płatność przez PayU, konfigurowalna jako procent lub kwota stała, do stu procent przedpłaty, ustawiana per usługa, z opcjonalnym automatycznym zwrotem przy odwołaniu. Dostępne już od planu za 29 zł miesięcznie, co jest najlepszym stosunkiem ceny do funkcji zadatkowej w całym zestawieniu.

Do tego rzadka uczciwość w komunikacji. Producent sam pisze, że kartoteka w Timebox to wewnętrzny notatnik gabinetu, a nie dokumentacja medyczna, i że system nie zastępuje dokumentacji. Doceniam, bo połowa rynku sprzedaje notatnik jako dokumentację.

Cena: 19, 29, 59, 119 i 199 zł miesięcznie dla 1, 3, 8, 16 i 24 kalendarzy. SMS 13 groszy brutto, 50 na start, własna nazwa nadawcy w cenie.

Ograniczenie: brak dokumentacji medycznej i brak jakiegokolwiek powiązania z reklamą.

5. Booksy Biz

Dla kogo: gabinet beauty, który chce dodatkowego popytu z marketplace'u i pełnego arsenału przeciw nieobecnościom.

Jedyny system w zestawieniu, który przyprowadza klientki, których sama nie pozyskałaś. Do tego najbardziej rozbudowany zestaw narzędzi przeciw no-show: przedpłata pobierana przy rezerwacji, kaucja obciążająca kartę dopiero przy nieobecności, oraz zwolnienie z tego zaufanych klientek. Formularze i zgody z podpisem, choć to nie jest dokumentacja medyczna.

Cena: 145 zł miesięcznie plus 35 zł za pracownika, przy czym dziesiąty i kolejni bez opłaty. Płatności 1,89 procent brutto plus 49 groszy. Przypomnienia w cenie, 100 SMS marketingowych miesięcznie gratis, dalej 10 groszy netto.

Ograniczenie: Boost, czyli pozyskiwanie klientek z marketplace'u, kosztuje 45 procent netto pierwszej zrealizowanej wizyty nowej klientki. Przy zabiegu za 1 200 zł to jest konkretna kwota. Raporty pokazują przychód, obłożenie oraz podział na nowe i powracające, ale o Twoich reklamach nie wiedzą nic.

6. Saloner

Dla kogo: salon beauty szukający następcy po Versum, z płaską ceną.

Przedpłaty do wizyt w planie podstawowym, przypomnienia SMS bez limitu w abonamencie, kartoteka, czarna lista, lista oczekujących. 110 zł netto miesięcznie plus 15 zł netto za dodatkowego użytkownika, bez prowizji od rezerwacji.

Ograniczenie: wszystko poza podstawą to dodatek po 29 zł, w tym magazyn, nazwa nadawcy i potwierdzenia SMS z obsługą odpowiedzi. System jest wyłącznie dla beauty i nie ma atrybucji reklamowej.

7. Bookero

Dla kogo: gabinet, który ma stronę na WordPressie i potrzebuje taniego widżetu z zadatkiem.

Najtańsze realne płatności online w zestawieniu, od 19,90 zł miesięcznie, przez Tpay, z automatycznym anulowaniem nieopłaconej rezerwacji po ustawionym czasie. Jako jedyny poza Palyri robi krok w stronę marketingu: wykrywa Google Analytics i piksel Facebooka na stronie i sam wysyła do nich zdarzenia rezerwacji.

Cena: 19,90, 49,90 i 89,90 zł netto miesięcznie dla 1, 3 i 200 osób. SMS od 15 groszy, ale dopiero od planu Standard.

Ograniczenie: to jest uniwersalny widżet rezerwacji, nie system dla gabinetu. Brak semantyki zabiegowej, zgód i historii leczenia. Zdarzenia w Analytics kończą się na rezerwacji, więc dalej nie wiesz, ile przyniosła klientka, która kupiła pakiet miesiąc później.

8. Calendesk

Dla kogo: ktoś, kto potrzebuje jednocześnie rezerwacji i własnej strony lub aplikacji.

Płatności przez Stripe, czyli karty, BLIK, przelewy, Apple Pay i Google Pay, plus wbudowany kreator strony i aplikacji. Osadzanie Analytics i piksela na stronach rezerwacji.

Cena: 197 zł miesięcznie w planie Standard, 347 zł w Pro, taniej rocznie.

Ograniczenie: twarde limity, 750 lub 2 500 rezerwacji miesięcznie, oraz brak jakiejkolwiek specyfiki beauty czy medycznej. Drogo jak na to, co dostaje gabinet.

9. Estetify

Dla kogo: salon beauty, który chce jednej płaskiej ceny bez liczenia stanowisk.

Najczystszy cennik w zestawieniu: 99 zł brutto miesięcznie, bez opłat za pracownika i bez prowizji od rezerwacji. Baza klientek, historia wizyt, kalendarz.

Ograniczenie i zarazem powód niskiej pozycji: nie znalazłem na stronie producenta żadnej wzmianki o przedpłatach, zadatkach ani płatnościach online. Dla gabinetu z zabiegami po 1 500 zł to jest brak dyskwalifikujący, dopóki producent tego nie potwierdzi. Nie twierdzę, że tej funkcji nie ma. Twierdzę, że nie jest reklamowana, więc zapytaj wprost przed decyzją.

10. drEryk Gabinet

Dla kogo: przychodnia rozliczająca się z NFZ, nie komercyjny gabinet estetyczny.

Pełna, zgodna z przepisami dokumentacja medyczna, e-recepta, e-skierowanie, rozliczenia z NFZ, jawny cennik roczny. Gabinet NFZ 2 103 zł netto rocznie, przychodnia prywatna od 2 419 zł, moduł rejestracji online 449 zł rocznie.

Ograniczenie: to jest narzędzie dla placówki medycznej, nie dla med spa. Pobierania zadatku przy rezerwacji nie udało mi się nigdzie potwierdzić.

Dwa systemy, o których nadal się słyszy, a których już nie ma

Versum zakończył sprzedaż 31 stycznia 2022 roku. Istniejące konta działają, ale nie można założyć nawet konta testowego, a sprzedaż jest przekierowana do Booksy. Moment.pl został wygaszony 5 kwietnia 2022 roku i jego strona przekierowuje na Booksy. Jeśli ktoś dziś proponuje Ci wdrożenie Versum, wiedz, z czym masz do czynienia.

Tabela porównawcza

System	Zadatek online	Dokumentacja medyczna	Rozliczenie reklam	Cena (31.07.2026)
Palyri	Tak	Nie	Tak, per kreacja	wycena indywidualna
Proassist	Tak	Tak	Nie	139 zł netto / kalendarz
Medfile	Od planu Premium	Tak, najszersza	Nie	0 / 109 / 169 / 299 zł
Timebox	Tak, od 29 zł	Nie, producent mówi to wprost	Nie	19 do 199 zł
Booksy Biz	Tak, przedpłata i kaucja	Nie, formularze i zgody	Nie	145 zł + 35 zł / os.
Saloner	Tak	Nie	Nie	110 zł netto + 15 zł / os.
Bookero	Tak, od 19,90 zł	Nie	Zdarzenia do GA i piksela	19,90 do 89,90 zł netto
Calendesk	Tak	Nie	Zdarzenia do GA i piksela	197 lub 347 zł
Estetify	Niepotwierdzony	Nie	Nie	99 zł brutto
drEryk	Niepotwierdzony	Tak, z NFZ	Nie	od 2 103 zł netto / rok

Jak wybrać pod swój przypadek

Gabinet jednoosobowy lub dwuosobowy, zabiegi kosmetologiczne, budżet reklamowy zerowy albo symboliczny. Timebox albo Estetify, przy czym w Estetify najpierw potwierdź zadatek. Nie potrzebujesz atrybucji reklamowej, skoro nie prowadzisz kampanii. Potrzebujesz taniego kalendarza z przedpłatą, żeby ludzie przychodzili.

Klinika z lekarzem, zabiegi wymagające zgód i dokumentacji, bez systematycznej reklamy. Proassist albo Medfile. Wybór między nimi sprowadza się do tego, czy wolisz płacić od kalendarza z opcją outsourcingu rejestracji, czy ryczałtem za plan.

Gabinet lub klinika, która wydaje na reklamę co miesiąc i nie wie, co z tego wraca. Tutaj żaden system z pozycji od drugiej w dół nie odpowie Ci na pytanie, które kosztuje Cię najwięcej pieniędzy. Albo bierzesz system, który to liczy, albo godzisz się na optymalizację po koszcie leada, czyli na skalowanie kreacji, które wyglądają dobrze w panelu i źle w kasie.

Klinika z zabiegami wymagającymi dokumentacji, która jednocześnie mocno reklamuje się w internecie. Najuczciwsza odpowiedź brzmi: dwa systemy. Jeden do dokumentacji, drugi do pozyskiwania i rozliczania kampanii. Żaden produkt na tym rynku nie robi obu rzeczy dobrze, łącznie z naszym.

Czego nie kupować

Systemu bez zadatku, jeśli robisz zabiegi za tysiąc złotych i więcej. Rezerwacja bez pieniędzy to deklaracja, nie zobowiązanie. Policzyłem to dokładniej w tekście o no-show i zadatkach.

Systemu, w którym płacisz od stanowiska, jeśli planujesz zatrudniać. Sprawdź koszt przy pięciu osobach, nie przy jednej. Różnica bywa trzykrotna.

Notatnika sprzedawanego jako dokumentacja. Jeśli wykonujesz zabiegi wymagające zgód i wywiadu, pole na notatki w kartotece nie wystarczy. Zapytaj wprost o wzory zgód, ankiety i przechowywanie zdjęć.

Systemu, którego producent nie publikuje cennika i nie chce podać widełek na pierwszej rozmowie. Wycena indywidualna jest normalna. Odmowa podania rzędu wielkości nie jest.

Migracji na Versum. Patrz wyżej.

Najczęstsze pytania

Czy CRM i system rezerwacji to to samo? Nie. System rezerwacji zarządza kalendarzem i wizytami. CRM zarządza relacją z klientką, historią kontaktu i tym, skąd ona przyszła. Większość produktów na polskim rynku to systemy rezerwacji z kartoteką, które nazywają się CRM. Różnica staje się widoczna dopiero wtedy, gdy zaczynasz płacić za ruch.

Czy potrzebuję osobnego systemu do dokumentacji medycznej? Jeśli wykonujesz zabiegi wymagające zgody i wywiadu, tak, chyba że wybierzesz system z pełną dokumentacją, czyli Medfile, Proassist lub drEryk. Kartoteka w systemach beauty to notatnik, co Timebox pisze zresztą wprost na własnej stronie.

Ile powinien wynosić zadatek? Rynkowo spotyka się od kilkunastu do trzydziestu procent ceny zabiegu albo kwotę stałą rzędu stu do trzystu złotych. Ważniejsza od wysokości jest konsekwencja i to, jak komunikujesz zasadę. Rozwinięcie w tekście o no-show i zadatkach.

Czy Booksy się opłaca? Jako system, tak. Jako kanał pozyskiwania, policz najpierw. 45 procent netto pierwszej wizyty to więcej, niż kosztuje pozyskanie klientki z dobrze ustawionej kampanii. Booksy ma sens tam, gdzie nie prowadzisz własnych reklam albo gdzie chcesz zapełnić okienka poza sezonem.

Jak sprawdzić, czy system naprawdę liczy zwrot z reklamy? Zadaj na demie jedno pytanie: pokażcie mi tabelę, w której dla każdej kreacji reklamowej widzę wydatek, liczbę leadów, liczbę opłaconych rezerwacji, liczbę odbytych wizyt i przychód. Jeśli w odpowiedzi zobaczysz wykres liczby rezerwacji w czasie albo integrację z Google Analytics, to znaczy, że system tego nie liczy.

Czy da się to policzyć w arkuszu? Da się, raz. Problem polega na tym, że trzeba to robić co tydzień, dla każdej kreacji osobno, zaciągając wydatki z panelu reklamowego i sklejając je z leadami po nazwie reklamy, która w dodatku występuje w kilku wersjach. Znam kilka gabinetów, które próbowały. Wszystkie przestały po drugim miesiącu.

Co z tym zrobić

Jeśli prowadzisz reklamy i nie potrafisz w tej chwili powiedzieć, która kreacja przyniosła Ci w zeszłym miesiącu najwięcej opłaconych wizyt, to jest Twoje najdroższe niewiadome, niezależnie od tego, jaki system wybierzesz.

Na bezpłatnej rozmowie strategicznej przechodzimy przez konkretne liczby Twojego gabinetu: skąd dziś przychodzą klientki, ile realnie kosztuje jedna wizyta i gdzie w procesie giną pieniądze. Wychodzisz z planem niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na współpracę.

Jeśli interesuje Cię sama część sprzedażowa, zacznij od tekstu o zaawansowanych technikach sprzedaży w klinice albo o obiekcji ceny.